Образец документа на покупку товара: как написать служебную записку на приобретение?
Служебная записка – универсальный в деловом мире способ передачи информации и запроса на то или иное действие.
Одна из самых распространенных категорий – служебная записка на покупку.
Предприятие живет своей жизнью, соответственно, у него есть потребности – в оргтехнике в инструментах и материалах, в спецодежде, в хозяйственных и в канцтоварах наконец…
Все тонкости в оформлении служебной записки будут рассказаны в данной статье.
В связи с какими приобретениями в фирме составляются служебные записки?
Обычно это происходит в связи с тем, что тот или иной материальный ресурс уже подходит к концу или близок к этому. Причем, ресурс, за наличие которого отвечает не сам работник, а руководитель подразделения или всего предприятия.
Например мебель – она имеет свойство ломаться, изнашиваться. То же самое относится к спецодежде – может быть, нужно заменить часть одежды или добавить новую партию в связи с пополнением штата работников.
Для чего при закупке на предприятии нужна эта бумага?
Это понятно из назначения документа (справочно-информативное). С его помощью заинтересованный человек уведомляет ответственное лицо о необходимости закупить те или иные товары и объясняет, почему нужно это сделать, в связи с каким событием возникла такая надобность. Например: сломался принтер, штат сотрудников пополнился и всем нужны компьютеры и форменная одежда. О написании служебной записки на приобретение оборудования вы можете узнать здесь, а как оформить данный документ на приобретение или замену компьютера вы узнаете в этом материале.
Что внутри документа?
Универсального стандарта для такого документа не установлено. Тем не менее,в крупных фирмах есть специальные шаблоны для таких записок – их можно найти в локальных документах компании, это касается и “бумажной” документации, и электронной почты (папка “Шаблоны”). Подробнее о правильном написании служебной записки читайте тут.
В последнем случае перед отправлением нужно активировать функцию оповещения о прочтении – так вы будете точно знать, прочитана служебная записка или нет.
Записка всегда будет содержать в себе следующие данные:
Оформляют служебную записку на стандартном листе бумаги А-4.
Начинать следует с “шапки” – она пишется, как правило, в правом верхнем углу документа.
В ней указывается, кому и от кого адресован документ. Далее, по центру, заглавными буквами – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА. Ниже суть вопроса и просьба. Обычно пишут с использованием фраз “Прошу Вас…” “Довожу до Вашего сведения, что…”. Это считается правильным.
Писать служебку следует грамотным, четким и понятным языком. Стиль написания – деловой. Нужно избегать слишком сложных, громоздких и длинных фраз, также эмоциональной окрашенности. Абсолютно недопустимы лексические злоупотребления, слэнговая или просторечная лексика, тем более ругательная.
Это же относится и к ошибкам – грамматическим, орфографическим, лексическим и др. Если автор не знает, как нужно писать то или иное слово или фразу, нужно заменить их на более простые и понятные. О требованиях к написанию и правилах оформления служебных записок узнаете в отдельном материале.
Как грамотно составить и написать?
Cпецодежды (СИЗ)
В этом случае необходимо указать количество единиц для закупки и объяснить, в связи с чем это требуется. Нужно иметь в виду, что выдача спецодежды всегда нормирована – это зависит как от индивидуальной политики той или иной фирмы, так и установленных критериев для той или иной отрасли.
Приведем конкретный пример:
Заместителю ген. директора ООО “Пицца-Энерго” по работе с персоналом
от HR-менеджера Иванова И. И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №5
В связи с принятием на работу 2 человек на должность экспедиторов, прошу вас закупить 2 комплекта мужской спецодежды с логотипом ООО “Пицца-Энерго”.
Иванов Иван Иванович (подпись)
16 января 2016 года.
Мебели
Здесь следует указать, какую мебель и в какой отдел требуется закупить.
Как и везде, нужно четко обрисовать причину. Например.
Руководителю АХО ООО “Интерпресс” Меджидову А.А.
от менеджера HR-отдела Петровой М.И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №4
Прошу вас закупить стулья в количестве 10 штук для холла. В данный момент в холле стоит один диван и посетителям, пришедшим на собеседование или прием к сотруднику приходится ожидать своей очереди стоя.
Петрова Мария Ивановна (подпись)
Канцтоваров
Казалось бы, мелочь, но и здесь требуется обоснование производственной необходимостью. Например:
Руководителю департамента материально-технического обеспечения
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 3
В связи с увеличением штата прошу вас закупить дополнительно для отдела по работе с клиентами:
руководитель отдела по работе с клиентами
Иванова Ирина Ивановна (подпись)
Оргтехники (сканера, принтера)
В этом случае нужно точно указать, какой агрегат (принтер, мини- АТС,сканнер, итд) и какому отделу предназначается. Если марка имеет принципиальное значение, это тоже необходимо указать, например:
Директору по снабжению
от офис-менеджера Петровой Е.Е.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5
Довожу до вашего сведения необходимость закупки следующей техники:
Петрова Елена Евгеньевна (подпись)
Телефона
Указывается марка телефона и его назначение – кому конкретно, в какой отдел. Например:
Директору по снабжению ЗАО “Альтерком”
от HR-менеджера Кузнецовой Е.В.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 8
Довожу до вашего сведения, что на рецепшен в холле только один телефон, в то время как работают два секретаря и это сильно затрудняет общение с клиентами. Прошу вас закупить телефон Panasonic KX-HDV100 для секретаря Михайловой Е.Е., принятой на должность второго секретаря 02 февраля 2017 года.
Кузнецова Елена Викторовна (подпись)
15 февраля 2017 года.
Инструментов
Здесь все стандартно – указывается, какой инструмент и в каком количестве, например:
Руководителю АХО ООО “Совремонт”
от бригадира Иванова И. И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 1
Прошу вас закупить перфораторы BOSCH GBH 2-28 в количестве 10 штук.
Иванов Иван Иванович (подпись).
Настольной лампы
Обычно этот прибор указывается в списке канцтоваров, который потом офис-менеджер представляет директору, но можно и в частном порядке, например:
Офис-менеджеру ООО “Лейбштандарт” Александровой А.А.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5
Прошу вас закупить офисную настольную лампу Ursula 281/1T-LEDBlacksand.
зам. генерального директора Борисов Б.Б. (подпись)
16 марта 2016 года.
Автошин
В этом случае указывается марка шин и количество их, например:
Генеральному директору ООО “Кайра-Экспресс”
от начальника АХО Смирнова С.С.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 6
Прошу вас закупить для автомобилей компании шины pirelli scorpion verde all season 265/60 r18 110h в количестве 20 штук.
Смирнов Сергей Сергеевич (подпись)
Тогда вопроса с закупками не поднимется вообще – заинтересованное лицо отправляет записку, получатель принимает конкретные шаги для выполнения прошения.
Источник
Служебная записка о приобретении оборудования
Организации для нормальной деятельности необходимо приобретать различное оборудование, технику, другие товары. Руководство не всегда может знать, что требуется докупить и почему. Чтобы информировать работодателя, сформулировать просьбу и обосновать необходимость приобретения, сотрудники составляют служебную записку. Разберемся, как правильно ее составить для приобретения оборудования.
Функции служебной записки
Служебная записка — это документ внутренней деловой переписки. Главная задача — информировать других сотрудников или руководство о чем-либо в организации. Один из видов таких документов — служебная записка о приобретении.
Ее уместно составлять, если основное средство организации больше не актуально, например, оборудование, компьютерные программы, или вышло из строя. Также ее пишут, если закончились какие-либо материальные ресурсы.
К сведению! Поскольку документ подтверждает обоснованность затрат в организации, то его необходимо хранить с другими документами, подтверждающими расходы, в течение 5 лет.
С помощью служебной записки можно выразить просьбу приобрести, кроме оборудования, принтеры, компьютеры, спецодежду, канцелярские товары и другие объекты основных средств и расходные материалы.
Общие правила составления
Написать служебную записку может абсолютно любой работник организации. Ее составляют на имя непосредственного начальника, а если компания или предприятие небольшое, то на имя руководителя.
При написании документа необходимо использовать официально деловой стиль, все формулировки должны быть четкими и понятными читающему. В тексте нужно указать марку, модель или иные характеристики запрашиваемого объекта, количество. Если запрашивают много предметов, то лучше оформить этот пункт в виде таблицы.
Текст не должен содержать разного рода ошибок. Не нужно использовать длинные, запутанные предложения, изъясняться нужно лаконично.
Как правило, в отделе кадров или у непосредственного руководителя уже есть образец служебной записки, по которому можно составить собственный документ.
Работодатель, изучив записку, должен принять решение о целесообразности покупки оборудования и издать приказ для выдачи денег на покупку подотчетному лицу или дать поручение бухгалтеру оплатить покупку.
Наниматель должен помнить, что обеспечение сотрудников оборудованием, документацией, техникой для решения их трудовых задач — это его прямая обязанность. Она прописана в ст. 22 ТК РФ. Заменить оборудование нужно, если оно морально устарело или произошла его поломка.
Как составить служебную записку на приобретение
Записку можно написать от руки или набрать на компьютере с последующей распечаткой. Составляют ее в свободной форме, поскольку унифицированного бланка не существует.
В документе нужно указать следующую информацию:
К сведению! Законодательство не устанавливает обязательный характер применения служебных записок и их регистрации. Однако некоторые компании регистрируют их в специальном журнале учета.
Образец служебной записки о приобретении оборудования
Генеральному директору
ООО «Вкусное меню»
Рассомахину И.И.
от заведующего складом № 3
Николаева А.А.
Довожу до Вашего сведения, что «15» января 2021 года на складе №3 сломался морозильный ларь. Оборудование не поддерживает нужную температуру для хранения продуктов. Прошу приобрести новый морозильный ларь Liebherr GTL 3005.
Источник
Репортаж с проверки: для чего на самом деле налоговикам знать про расходы на связь. Скачайте важные документы
Итак, что называется, дождались! Пришла она – выездная налоговая проверка! И понеслось: требования, представление документов, вопросы, допросы, экспертизы, выемки и т.д. и т.п.
И вот, история из практики и практическое же ее решение.
В настоящее время вряд ли хотя бы одна организация обходится без сотовой связи. Ее использование определенной категорией сотрудников делает их работу более мобильной, что способствует привлечению новых партнеров, заключению новых выгодных контрактов и, в конечном итоге, влияет положительно на финансовый результат организации в целом.
В налоговом учете расходы на оплату услуг сотовой связи согласно пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. В соответствии с указанной нормой налогового законодательства в составе прочих расходов налогоплательщика могут быть учтены расходы на приобретение услуг сотовой связи при условии, что такие расходы соответствуют критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ.
Подтверждение расходов на связь
Извлечение из требования о предоставлении документов
Для чего налоговикам знать про мобильную связь в компании
1. По мнению проверяющих у вас необоснованно завышены расходы на корпоративную мобильную связь;
2. Налоговикам надо прослушать телефоны ключевых сотрудников и подключить для этого специалистов МВД.
Какие документы в этом случае можно подготовить?
Как показывает практика, хорошо, если в качестве документального подтверждения обоснованности и экономической направленности расходов на оплату услуг сотовой связи, у организации имеется внутренний локальный документ – Регламент (Положение) использования работниками сотовой связи.
Далее нужен приказ, из которого налоговики хотят увидеть конкретное закрепление номеров сотовых телефонов за определенными сотрудниками компании.
Вот его и можно указать в приказе. Форма приказа может быть следующей.
Образец приказа о закреплении за сотрудниками SIM-карт
Скачать образец в формате Word приказа о закреплении за сотрудниками предприятиями SIM-карт мобильной связи можно тут.
Как не показывать налоговикам карточки счетов
В этой части мне хотелось бы напомнить, что у организации есть возможность не представлять настолько подробные сведения налоговикам.
Для этого необходимо, чтобы в учетной политике в целях налогообложения прибыли был сформирован раздел под названием «Налоговый учет». А в нем примерно такая фраза: «… Закрепить, что налоговый учет в организации ведется на основании положений ст. 313 НК РФ, а именно, с применением регистров налогового учета, разрабатываемых налогоплательщиком самостоятельно».
Эта фраза дает полное основание не предоставлять налоговикам излишнюю информацию в виде карточек счетов бухгалтерского учета и лишает их права запрашивать в принципе эти карточки.
В этом случае налоговому органу необходимо составить пояснения примерно такого содержания (см. образец ниже) и форму налогового регистра (см. образец ниже).
Помните, чем меньше информации вы дадите, тем больше маневров у вас будет потом, тем проще будет вам отстаивать свои интересы.
Источник
Приказ о закреплении телефона за сотрудником
Работа некоторых сотрудников предполагает постоянное использование телефона. Это относится к операторам, курьерам, менеджерам по продажам. Как правило, работодатель оплачивает их мобильную связь. Кроме того, руководитель может предоставить сотруднику телефон. В этом случае нужно издать приказ о закреплении телефона за сотрудником.
Для чего нужно распоряжение
Приказ необходим для целей учета телефонов, а также расходов на мобильную связь. Распоряжение также поможет контролировать использование имущества. Работодатель будет точно знать, у кого находится телефон. Сотрудник наделяется ответственностью по обеспечению его сохранности.
Распоряжение может быть общим. В этом случае в приказе закрепляются все сотрудники, за которыми закреплены телефоны. Однако часто удобно издавать отдельные приказы. Сотрудники трудоустраиваются в разное время, а потому неудобно вписывать их в общее распоряжение путем его изменения.
Образец приказа
О закреплении телефонов за сотрудниками
В связи с трудовой необходимостью
Закрепить мобильные телефоны за следующими сотрудниками:
1. Старший курьер Соколов И.П. – телефон Apple 10.
2. Менеджер по продажам Иванов О.Р. – телефон Samsung 3.
3. Менеджер по продажам Обутов Р.Д. – телефон Apple 8.
Гендиректор Громов В.В. (подпись)
С приказом ознакомлены:
Соколов И.П. (подпись)
Иванов О.Р. (подпись)
Обутов Р.Д. (подпись)
Какие еще документы могут понадобиться
Дополнительно закрепить телефон за сотрудниками можно с помощью приложения к трудовому договору. Плюсом приложения является то, что в нем можно закрепить обязанности работника. В частности, следующие обязательства:
В приложении можно также закрепить санкции за поломку телефона. К примеру, это может быть пропорциональное удержание из ЗП.
Источник
Идеальный документ. Приказ, который подтвердит расходы на покупки за счет сотрудников
Если сотрудник покупает товары для компании за свой счет, а она потом компенсирует ему расходы, инспекторы не против признания таких затрат в налоговом учете и освобождения их от НДФЛ.
Но для этого они требуют представить заявление работника и приказ о возмещении расходов. В некоторых инспекциях считают эти два документа достаточными.
Но в других запрашивают еще и общий приказ по компании о порядке возмещения таких расходов (см. образец). Поэтому, чтобы проверяющие не посчитали компенсацию доходом, облагаемым НДФЛ, а также не сняли расходы по налогу на прибыль и вычеты НДС со стоимости приобретенных товаров, такой приказ безопаснее иметь в компании.
Он к тому же позволит избежать ситуации, когда излишне инициативные сотрудники приобретают товары, в которых компания на самом деле не нуждается.
Унифицированной формы приказа нет, поэтому содержание свободное. Но в нем стоит предусмотреть возможность того, что сотрудники приобретают товары (работы, услуги) за свой счет, а компания им компенсирует расходы.
При этом можно перечислить конкретные ситуации, когда сотрудники вправе покупать товары в пользу компании, предварительно не получив деньги под отчет.
Обязательно также регламентировать порядок возмещения затрат: в течение какого срока сотрудник должен написать заявление о возмещении расходов и какие подтверждающие документы приложить к заявлению, в какой срок ему обязаны компенсировать затраты и т. д.
В приказе можно зафиксировать максимальную сумму покупок, которую сотрудник может осуществить за счет собственных средств с последующим возмещением расходов.
С приказом сотрудников необходимо ознакомить под роспись.
Общество с ограниченной ответственностью «Компания»
ПРИКАЗ № 139
О порядке возмещения расходов, осуществленных сотрудниками за свой счет в интересах ООО «Компания»
В связи с необходимостью регламентировать порядок возмещения сотрудникам расходов, осуществленных ими за счет собственных средств в интересах ООО «Компания»,
1. Установить, что сотрудники службы административно-хозяйственного обеспечения ООО «Компания» вправе приобретать товары (работы, услуги) в интересах компании за счет собственных средств с последующим возмещением им расходов.
2. Приобретение товаров (работ, услуг) за счет собственных средств сотрудников осуществляется, только если это необходимо в целях своевременного обеспечения производственной деятельности ООО «Компания» приобретаемыми товарами (работами, услугами) и при этом сотрудник не имеет возможности предварительно получить деньги под отчет.
3. Представить заявление с просьбой компенсировать осуществленные в интересах компании расходы и документы, подтверждающие стоимость покупки, сотрудник обязан в течение 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг). Заявление о возмещении расходов визирует руководитель службы административно-хозяйственного обеспечения.
4. Установить, что максимальная сумма разового приобретения товаров (работ, услуг) в интересах компании за счет собственных средств сотрудников не должна превышать 50 000 (пятидесяти тысяч) рублей.
5. Главному бухгалтеру Петровой А. П. обеспечить выплату компенсации сотрудникам в течение 10 рабочих дней со дня представления соответствующего заявления и подтверждающих документов.
6. Инспектору по кадрам Смирновой В.В. ознакомить сотрудников службы административно-хозяйственного обеспечения ООО «Компания» с настоящим приказом.
Генеральный директор ООО «Компания» Иванов (Иванов И.И.)
С приказом ознакомлены:
Руководитель службы АХО Хаванов (Хаванов И.В.)
Источник
